Glemt Passord?

Skikk og bruk med e-post
  1. Adresse til Telemark fylkeskommunes sentrale e-postmottak er: post@t-fk.no. E-post til denne adressen åpnes daglig av arkivtjenesten. I tillegg har arkivet en egen E-post: post.arkiv@t-fk.no
  2. E-post er velegnet for sending av meldinger til et stort antall mottakere. Ved massedistribusjon bør imidlertid andre informasjonskanaler vurderes, for eksempel publisering av informasjon på intranett.
  3. Ha som praksis å lese og behandle mottatt e-post jevnlig. Dette gjelder også sak-/arkivsystemet.
  4. Du har plikt til å vurdere om e-posten skal anses som et arkivverdig dokument. Med arkivverdig menes dokument som er gjenstand for saksbehandling eller anses å ha verdi som dokumentasjon.
  5. Arkivverdig e-post skal straks videresendes arkivet for journalføring.
  6. Bruk feltet ”emne” til å gi meldingen en kort og informativ overskrift. Bruk gjerne saksnummer som referanse. Dersom det er en saksrelatert e-postmelding, bør du normalt ikke blande inn flere temaer i samme melding.
  7. Det er viktig å bruke enkelt språk, korte avsnitt og blanke linjer mellom avsnitt. Unngå overdreven bruk av STORE BOKSTAVER, farget tekst eller utropstegn!!!! Din hensikt med dette kan lett feiltolkes av mottakeren.
  8. Gjør det til en vane alltid å lese gjennom hele meldingen før du sender den. Sjekk spesielt at vedlegg du referer til er med i meldingen, men pass på å begrense antall vedlegg slik at ikke ytelsesnivået blir senket i e-postsysemet.
  9. Du må ikke åpne mistenkelig e-post eller vedlegg du ikke vet hva er. Slett umiddelbart.
  10. Vær spesielt varsom med å sende meldinger hvis du er opprørt eller irritert. Husk at e-postmeldinger er ”evige” og bør tåle dagens lys uansett sammenheng.
  11. Send aldri sensitive personopplysninger1 i en e-post. Send det som vanlig brev. Vis stor varsomhet ved oversending av øvrig taushetsbelagt informasjon.
  12. God forvaltningsskikk tilsier at det alltid bør fremgå hvem som får kopi av e-post.
  13. Legg deg til en rutine hvor du jevnlig rydder og sletter meldinger i ”innkurv” og ”utkurv”.

____________________________

1 Sensitive opplysninger er

(jf. Personopplysningsloven §2 punkt 8)

a. rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning,

b. at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling,

c. helseforhold,

d. seksuelle forhold,

e. medlemskap i fagforeninger.