|
Personalmappen er saksmappen for den enkelte ansatte og bør derfor inneholde alle dokumenter og saker som omfatter: Den ansattes tjenesteforhold i virksomheten. Virksomhetens forpliktelser som arbeidsgiver overfor den ansatte. Eksempler på innhold:
- Kopi av stillingsannonsen
- Søknaden med vedlegg
- Kopi av ansettelsesbrev
- Bekreftelse på mottatt stilling
- Arbeidsavtale
- Lønnsmelding (plassering/ansiennitet)
- Taushetserklæring, sikkerhetsklarering
- Legeattest
- Pensjonsforhold
- Dokumentasjon fra trygdekontoret
- Oppsigelsesbrev
- Gjenpart av sluttattest
- Vedtak om redusert arbeidstid
- Særskilte avtaler om godtgjørelse og stipend
- Permisjoner (med ansiennitetstap/uten lønn)
- Attester kompetansegivende kurs og opplæring
- Helseforhold, tilpasset arbeid, attføring med mer
- Tildelte hederstegn
- Disiplinærtiltak, avskjed
Personalinformasjon av tidsbegrenset varighet behøver ikke være i en personalmappe (legg de eventuelt i et eget omslag i mappen) da de kasseres etter 5-10 år. Dette er dokumenter som ikke gir tap av tjenesteansiennitet eller rettigheter og forpliktelser som ansatt. Eksempler på dette kan være:
- Permisjon uten ansiennitetstap (10 år)
- Ferie og overføring av ferie (10 år)
- Tjenestereiser, reiseregning, reiseforskudd (10 år)
- Rutinemeldinger fra pensjonskasse og trygdekontor (10 år)
- Egenmeldinger og sykemeldinger (10 år)
- Lønnsutbetalinger, lønnskort, kopi av lønnsslipper og underbilag til lønn, lønns- og trekkoppgaver (10 år)
- Bilgodtgjørelse og telefongodtgjørelse (10 år)
- Lønnstrekk til fagforening (10 år)
- Timelister (NB! Gjelder ikke stillinger der lønn utregnes på timebasis) (5 år)
- Overtidslister (5 år)
- Medlemslister til pensjonskassen (10 år)
- Fraværslister (10 år)
|
|