Hver enhet som har et fagarkiv har en arkivansvarlig i enheten, noen har i tillegg arkivmedarbeidere.Arkivansvarlige i enhetene:
- Kommunedirektørens stab:
- Papirarkiv personal: personalsekretær
- Papirarkiv hovedarkiv: fagleder arkiv
- Elektronisk hovedarkiv: fagleder arkiv
- Kultur og oppvekst:
- Papirarkiv og elektronisk arkiv på barnevernet: barnevernleder
- Papirarkiv og elektronisk arkiv på PP-tjenesten: PPT leder
- Papirarkiv på grunnskolene: Kautokeino - sekretær på grunnskolene, Máze - sekretær på Máze skole
- Papirarkiv i barnehagene: den enkelte styrer
- Helse og omsorg:
- Elektronisk arkiv, Profil: kommunalleder
- Papirarkiv helsestasjon: virksomhetsleder helse
- Papirarkiv jordmor: virksomhetsleder helse
- Papirarkiv fysioterapi: virksomhetsleder helse
- Papirarkiv psykiatri: virksomhetsleder helse
- Papirarkiv pasientjournal: virksomhetsleder helse
- Elektronisk arkiv - Winmed - pasientjournal: virksomhetsleder helse
- Teknisk tjenester:
- Papirarkiv eiendomsarkiv: byggesaksbehandler
- NAV-sosial:
- Papirarkiv sosialtjenesten: NAV-leder
- Elektronisk arkiv, Socio.doc: NAV-leder
- Papirarkiv alkohol skjenke- og salgsbevilgninger: NAV-leder
- Papirarkiv - Husbank søknader - startlån og tilskudd: NAV-leder
I de enhetene som det ikke er spesifisert noen arkivmedarbeidere, så er det arkivansvarlig som også er arkivmedarbeidere. På servicetorget er det 3 arkivmedarbeider i tillegg til fagleder arkiv. Arkivmedarbeidere
- Helsetjenesten:
- Papirarkiv legetjensten: legesekretær og skrankesekretær
- Papirarkiv helsestasjonen: 2 helsesøstre og jordmor
- Papirarkiv psykiatri: 3 psykiatriske sykepleiere
- Papirarkiv Fysioterapi og ergoterapeut: alle ansatte i tjenesten (2 fytioterapeuter, 1 ergoterapeut og en turnus fysioterapeut)
Arkivansvarliges ansvar
- operativt og faglig ansvar for enhetens samlede arkivtjeneste
- å påse at arkivmedarbeiderne og arkivarbeidet i egen enhet følger lover og bestemmelser
- å påse at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen
- å bringe arkivfaglige problemer i de ulike enheter videre til fagleder arkiv
- påse at rutiner for elektronisk arkiv følges, ansvar for uttrekk utføres etter rutinen og at risikoanalyser er foretatt
Arkivmedarbeiders ansvar 1. utførelse av arbeidsoppgaver innebærer å:
- utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen
- utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres
- sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon
- utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner
- delta i nødvendig opplæring for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende
2. oppfølging og kontroll innebærer å:
- sørge for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll)
- sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger
- sørge for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale
- holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser
- utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldende retningslinjer
|
|