|
Alle offentlige organer er forpliktet til å ha et arkiv, med hjemmel i Arkivloven med forskrifter. Det offentlige organet skal til enhver tid ha en ajourført arkivplan som viser hva arkivet inneholder og hvordan det er organisert, med instrukser, regler og planer som gjelder for arkivarbeidet, jf. arkivforskriften § 4. Guovdageainnu suohkan - Kautokeino kommune er ett offentlig organ og en arkivskaper. Rådmannen som er kommunens øverste administrative ledelse har ansvar for arkivet. Arkivplanen skal gjøre arbeidet med arkivering lettere og mer systematisk. Den er utarbeidet for å sikre at dokumenthåndtering og saksbehandling i kommunen utføres på en god og formelt riktig måte. Arkivplanen skal sikre at: - Arkivet på en trygg måte ivaretar rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden. - innbyggerne og andre får god service gjennom vennlig, rask og korrekt behandling ved henvendelse til kommunen. - politikernes arbeidsvilkår og beslutningsgrunnlag med vektlegging på kvalitet og styringseffekt i saksbehandlingen blir bedre. - effektivitet og kvalitet i den kommunale saksbehandlingen, og kontorrutinene generelt, gjennom bidrag til bedring av informasjonsflyt og arbeidsmåter i kommunens administrasjon. - opplæringen i forbindelse med ansettelse av nye/skifte av personale er lett å gjennomføre. Arkivplanen er overordnet og gjelder for alle enheter i Guovdageainnu suohkan - Kautokeino kommune. Arkivplanen gir en samlet oversikt over produksjon og oppbevaring av dokumenter både i hovedarkivet og i fagarkivene. Hver enkelt tjeneste/enhet kan ha arkivmessige forhold/rutiner/regler som ikke gjelder for eller er beskrevet i felles arkivplan, disse ligger under "RUTINER" i arkivplanoversikten. Rutinene inneholder kun særegenhetene for de enkelte fagarkivene. Guovdageainnu suohkan - Kautokeino kommune har ikke hatt en samlet arkivplan tidligere. Vi har hatt planer for flere av tjenesteområdene, som nå er samlet i denne felles arkivplanen. Hovedformålet med en arkivplan er først og fremst at kommunen har et verktøy/hjelpemiddel for arkivmedarbeidere, men arkivplanen vil også være et nyttig hjelpemiddel for ledere og saksbehandlere. Det er viktig å synliggjøre ansvaret, ha rutiner lett tilgjengelig, dokumentere arkivinnholdet og den fysiske plassering. 01.01.2019 ble hovedarkivet og personalarkivet full elektronisk. |