Organisering av arkivtjenesten

Arkivtjenesten

Arkivtjenesten i Storfjord kommune er organisert som sentralarkiv med ett felles postmottak i rådhuset, og ett felles elektronisk arkiv for alle virksomheter. Etter journalføring i rådhuset blir posten videre fordelt elektronisk til saksbehandlere i de forskjellige virksomhetene. Fagsystemer og tilhørende papirbaserte objektserier er fysisk plassert hos de enhetene som har ansvar for saksfeltet, og driver den daglige saksbehandling i systemene.

Arkivtjenesten er underlagt arkivleder, og er administrativt underlagt personalleder. Arkivleder plikter å sørge for å gjøre alle ansatte kjent med de rutiner som er omtalt i dette dokumentet og skal kontrollere at rutinene følges opp i den daglige saksbehandlingen. Videre skal arkivleder gjøre seg kjent og innforstått med gjeldende regelverk, sørge for tilstrekkelig arkivopplæring av nytilsatte og ha ansvar ved gjennomføring og avlevering til arkivdepot.

Alle arkiv i Storfjord kommune var fram til 31.12.2008 kategorisert som papirbaserte, selv om det ble brukt en rekke elektroniske hjelpemidler i saksbehandlingen og til arkivering. Har offentlige organ en blanding av papirbaserte og elektroniske arkivdokumenter innen samme arkivserie/arkivdel skal de betraktes som papirarkiv etter gjeldende regelverk.

Storfjord kommune gikk over til fullelektronisk arkiv i forbindelse med at nytt datasystem (ePhorte) ble tatt i bruk 01.01.2009, og de elektronisk produserte og lagrede dokumentene ble de originale, offisielle og gyldige versjonene.

Alle enhetene i Storfjord kommune skaper ett felles arkiv. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i ePhorte, med unntak av en del personsensitive saker som føres i lukkede fagsystemer. Disse krever særlig sikring mot innsyn, og skal fungere som egne journalenheter. Fagsystemene, med de tilhørende klientarkivene, er likevel en del av kommunens felles arkiv.

Arkiv og arkivdeler

Arkivet til Storfjord kommune er delt inn i flere arkivdeler og arkivserier

Følgende arkivdeler inngår i det elektroniske materialet som produseres i ePhorte:

• Postjournal som gir fullstendig oversikt over inn- og utgående post.
• Saksarkiv ordnet etter K-koder (SAK)(kommunenes arkivnøkkel). Dette er felles for alle enhetene og er tilgangsstyrt.
• Personalarkiv (PERS), som er felles for hele kommunens administrasjon. Tilgang kun for autorisert personale.
• Elevarkiv (ELEV), som er felles for alle kommunale grunnskoler. Tilgang kun for autorisert personale.
• Barnehagebarn (BARN), som er felles for alle kommunale barnehager. Tilgang kun for autorisert personale.
• Eiendomsarkiv (BYGG)
• Næringsarkiv (NÆR)
• Utvalgsbehandling, som inneholder møteprotokoller for alle politisk oppnevnte styrer, råd og utvalg.

Følgende enheter har i tillegg egne arkivserier som produseres i forskjellige fagsystemer: 

• Omsorgsavdelinger: Klientarkiv for sykehjem, hjemmetjenesten, omsorgen for utviklingshemmede, rusomsorg og psykisk helse, Kommunepsykolog , Ergoterapeut (Visma Profil)
• Legetjenesten: Pasientarkiv (System X)
• Helsestasjonstjenesten: Klientarkiv (CGM helsestasjon/Winmed)
• Fysioterapitjenesten: Klientarkiv (Pro Kommunal)
• Flyktningetjenesten: Klientarkiv (Visma Flyktning)
• Barnevern: Klientarkiv (Visma Familia)
• NAV Sosial: Klientarkiv (Visma Velferd) arkiveres i Balsfjord fra 01.01.19

Følgende arkivserier vil i tillegg til elektronisk arkiv bli beholdt i papirversjon inntil videre:

• Møtebøker
• Delegasjonsvedtak
• Gårds- og bruksarkiv inklusiv byggesaksarkiv
• Personalarkiv