|
Saksarkivet skal dokumentere saksbehandlingen i virksomheten og kun omfatte saksdokumenter. Det skal ikke inneholde info-post. Spesialserier skal bygges opp som egne arkiver og holdes ad skilt fra saksarkivet. Saksarkivet skal være oppbygd etter K-kodene. Saksarkivet skal normalt være inndelt i valgperioden på fire år. Ved periodens utløp settes en strek i saksarkivet, og ingen nye dokumenter blir arkivert der. Innholdet i det avsluttede flyttes over i arkivbokser til bortsettingsarkiv. Boksene skal merkes med arkivskaper, innhold (for eksempel arkivkode) og arkivperioden. Ny saksarkivperiode starter i det ”gamle” arkivskapet som er tømt for innhold. Mapper med ikke avsluttede saker tas ut av den avsluttede periode og overføres til nytt saksarkiv. Det må da legges igjen henvisning i det ”gamle” saksarkivet. Senere kan en ikke overføre mapper, men kun låne fra avsluttet arkiv. Periodene skal holdes intakte. |