|
Etter arkivforskriften § 2-4 siste ledd skal saksarkivet fra avsluttede journalperioder og andre arkivserier som ikke lenger er i bruk, skilles ut fra dagligarkivet og plasseres i fjernarkiv. Alle avsluttede saker blir skilt ut og overført en historisk database i journalsystemet. Etter periodedelingen skal det ikke lenger være mulig å registrere eller endre journalopplysninger i den avsluttede databasen. En kopi av den avsluttede perioden skal samtidig kopieres til CD-ROM; et eksemplar skal sendes til IKA Kongsberg. Saksarkiv og den tilhørende journalen skal deles inn i perioder. Det skal være samsvar mellom periodeinndelingen i saksarkivet og journalen, men en periode i en elektronisk journal kan omfatte flere perioder i saksarkivet. Det innebærer at en aktiv Noark base kan inneholde opplysninger om dokumenter både i aktivt arkiv og i bortsettingsarkivet. Man får dermed oversikt over arkivet i et lengre tidsperspektiv enn en periode om gangen. Periodedeling skal gjennomføres etter en overlappingsperiode ett år etter at arkivperioden er avsluttet. Delingen skal skje etter disse kriteriene: Saker som ikke har fått tilført nye dokumenter i løpet av overlappingsperioden blir regnet som avsluttet, og blir overført til den avsluttede perioden. Saker som har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden blir regnet som aktive, uavhengig av når saken oppstod og blir overført til den nye journalperioden. Ved overføring av aktive saker til ny arkivperiode må dette registreres både i den gamle og den nye journalen slik at journalene speiler arkivene. Sakene registreres som overført til ny periode i eldre journal og som mottatt fra eldre periode i ny journal. Dersom det etter periodeskillet kommer inn dokumenter som har tilknytning til saker som er satt bort, skal det startes ny sak, med de nye dokumentene som de første i saken. Det registreres henvisning til ny og eldre saksmappe i journalene og samme opplysninger noteres utenpå den fysiske saksmappen. Presedenssaker og saker som arkivskaperen ønsker å ha tilgjengelige, blir overført til den nye perioden, selv om de ikke har vært aktive i overlappingsperioden. I forbindelse med periodedelingen skal en lage følgende rapporter, som kan lagres på datafiler og papir: ·Endelig kronologisk journalutskrift over alle mottatte dokumenter ·En saksordnet utskrift, ordnet etter arkivnøkkel, for den avsluttede perioden ·En saksordnet utskrift over hvilket materiale som kan kasseres etter 8 år Arkivperioden skal være på 4 år, og følge valgperioden for de politiske partier. Det betyr at man starter en ny periode i januar året etter valget er foretatt. (Følge kalenderåret) Periodedeling av sak/arkivsystemet skal ellers gjennomføres i samsvar med de reglene som er fastsatt i NOARK – 4. |