Glemt Passord?

Dokumentsenteret

Dokumentsenteret har ansvaret for sentrale post- og arkivfunksjoner i Gran kommune.

På ansattportalen finner du en rekke rutiner og rutinebeskrivelser. De ligger under rutiner og retningslinjer for informasjonsavdelingen.

  • Public 360 og svar på ofte stilte spørsmål om P360
  • Oversikt over kommende kurs fra dokumentsenteret.
  • Ordliste med begreper, ord og uttrykk i P360
  • God dokumenthåndtering
  • Dokumentsenteret har blant annet som mål å sikre en effektiv og korrekt dokumenthåndtering i Gran kommune, og å sikre kvalitet på dokumenthåndteringen gjennom felles rutiner.

Dette gjør vi:

  • Drifter P360: drifter, holder kurs og gir personlig veiledning i sakarkivsystemet/dokumenthåndteringssystemet Public 360.
  • Drifter postmottaket: Daglig åpner, sorterer, skanner og journalfører vi all papirpost og elektroniske post som kommer inn til kommunens postmottak. Vi frankerer også all papirpost som skal ut fra kommunen.
  • Fører postjournal: Fører felles postjournal for kommunen, slik at det til enhver tid skal være oversikt over hvilke dokumenter og saker som er behandlet – eller er under behandling – og hvor de befinner seg i systemet. Postjournalen publiseres på kommunens internettsider.
  • Drifter og vedlikeholder kommunens arkiver: Vi kan lete i de eldre arkivene, og gi skriftlig tillatelse til innsyn i arkivene. Saksarkivet er fullelektronisk, det samme er flere av objektarkivene. Målet er at alle arkiver skal bli fullelektronisk.
  • Dokumentsenteret består av fire konsulenter fordelt på 3,4 stillinger.

Det formelle ansvaret for at arkivordningen er tilfredsstillende, dvs. informasjonsflyt, tilgjengelighet, sikkerhet og gjenfinning, tilligger kommunestyret. Rådmannen har det praktiske daglige ansvaret og har delegert det daglige ansvaret til informasjonsavdelingen ved informasjonssjefen.

Hver virksomhetsleder er ansvarlig for at ordningen gjennomføres i sin(e) virksomhet(er). Virksomhetsleder er også ansvarlig for å vurdere om de tillagte saksbehandlingsoppgavene er store/mange nok til at den ansatte skal være definert som saksbehandler i P360.