|
Arkivlederstillingen er underordnet kontorsjef i Administrasjons service, ledet av
personalsjefen. Administrasjonens dokumentoppfølging er ivaretatt av arkivleder, med hjelp av en konsulent. Saksbehandlerene har mulighet til å opprette initiativsaker, utgående og innkomne journalposter, saksfremlegg og interne dokumenter Arkivtjenesten journalfører daglig innkommet post og utgående dokumenter for administrasjonen, samt tilsettingssaker for alle tjenestestedene. Offentlig journal tas ut daglig og legges ut på internett for offentlig innsyn tre virkedager etter journalføring. Informasjon knyttet til initiativsaker og inngående dokumenter registrert i første hånd av saksbehandler søkes spesielt opp for kontroll. Ansvaret for rydding av arkivalia i SA, KL og KA ligger til administrasjonens arkivtjeneste. AA til attføringskonsulent, og LØ til lønningsavdelingen. For arkivdelene AA, LØ og PA er journalene ufullstendige, søk etter dokumenter bør foregå i papirarkivet, ikke i journaldatabasen. Bortsettingsarkivet bestyres av arkivleder. Avlevert materiale tilhører den avdeling eller det tjenestested som har avlevert. De organiserer selv sin avlevering, kassasjon og uthenting av arkivalia, i følge med arkivleder.
Bydelens øvrige tjenestesteder har egne arkiver og arkivansatte. Administrasjon og tjenestesteder fører separate journaler, og hver arkivskaper er ansvarlig for sitt materiale. Arkivleder i administrasjonen har tilsyns- og veiledningsansvar for tjenestestedenes saksarkiver, men ikke de enkelte fagsystemene. Tjenestestedenes arkivserier er beskrevet i hvert tjenesteds historikk, som er
under oppdatering. Personalarkiv (LØ) innholder alle ansatte i Bydel Sagene-Torshov, bortsett fra ansatte på sosialkontorene og i barnevernet. |