|
Bortsettingsarkivet ligger i kjelleren i Thorvald Mayersgate 7. Arkivet stod ferdig sommeren 2001 og oppfyller kravene til arkivsikring definert av Oslo kommune og Riksarkivaren. Arkivleder har nøkkel til dette arkivrommet, det ligger også en nøkkel i safen på kontorleders kontor. Det er alarm tilknyttet Falken i lokalene.
Ca. hvert femte år settes administrasjonens serier i bortsettingsarkivet. Alle avsluttede
perioder er oppbevart her. Her ligger også økonomiske rapporter og lønnsrapporter med
begrenset oppbevaringstid. Avdelingen er selv ansvarlig for årlig kassasjon. Tjenestestedenes avlevering plasseres her ved plassbehov, etter deres eget ordningsprinsipp. De leverer en avleveringsliste over bevaringsverdig materiale og foretar merking av arkivboksene. Vi tar også imot kassasjonsmateriale fra tjenestestedene. De står selv ansvarlig for å kassere forfalte årganger. Uttrekk fra databaser: det er foretatt uttrekk fra arkivdatabasen for administrasjonens saksarkiv periode 1 og 2 i august 2003. Avlevringsliste er bundet inn og plassert sammen med den aktuelle perioden i bortsettingsarkivet. Det er samtidig oversendt utrekk av databasen til byarkivet, både for periode 1 og 2. Utlån fra Bortsettingsarkivet avtales med arkivleder i god tid. Ved forespørsel etter materiale fra tjenestesteder og for dokumenter som ikke er arkivert i XX eller SA må en med kompetanse for det aktuelle materiale være med. |