|
Saksbehandler har ansvar for at all relevant informasjon som mottas i egen e-postkasse registreres inn i aktuell sak, eventuelt at ny sak opprettes dersom det ikke finnes noen sak. Dersom saksbehandler er usikker på hvorvidt informasjonen er relevant skal e-posten videresendes til dokumentsenteret - postmottak@hole.kommune.no. Dokumentsenteret foretar da vurderingen om hvorvidt og hvor informasjonen skal registreres. Dersom saksbehandler mottar henvendelser i form av SMS og MMS, eller via sosiale medier må saksbehandler ta stilling til hvorvidt opplysningene relevant informasjon som skal registreres i sak (eventuelt opprette ny sak). Saksbehandlere har ikke anledning til å bruke sms og mms, eller sosiale medier som utgående korrespondanse i en sak. Saksbehandlere kan selv importere e-poster inn i sak/arkivsystemet. Følgende skal da kontrolleres før e-posten importeres: Riktig sak: Før ny sak eventuelt opprettes, må saksbehandler alltid søke i systemet for å sikre at det ikke allerede foreligger ligger en sak. Dersom informasjonen skal inn i en eksisterende sak, må saksbehandler dobbeltsjekke at det importeres til riktig sak. Tittel: Tittelen kopieres fra tittelfeltet i e-posten. Kontroller at foreslått tittel er beskrivende. Fjern også forkortelser som VS: og SV: osv. Avsender: Når saksbehandler importerer e-post, vil saksbehandler komme opp som avsender. Det er derfor viktig at saksbehandler endrer i feltet "avsender" slik at riktig navn fremkommer. Dersom avsender sender på vegne av et firma er det firmanavnet som skal stå som avsender. Avsenders personnavn skal føres opp under "Att". E-postadresse: avsenders e-post skal ligge i feltet "e-post". Adresse: Legg inn avsenders postadresse dersom denne er kjent. Hoveddokument: Når e-poster importeres, blir teksten i e-posten automatisk hoveddokument. Ofte er det et vedlegg i e-posten som er hoveddokumentet, f.eks. en søknad eller et brev. Saksbehandler må derfor endre dokumenttilknytning der dette er aktuelt. Altså markere hva som er hoveddokumentet. Ofte kommer bilder og logoer som egne vedlegg, dette er ikke arkivverdig og kan hakes av før importen. Dokumentsenteret journalfører importerte e-poster fortløpende. Saksbehandler har allikevel anledning til å opprette ny journalpost (f.eks. utgående brev) før inngående e-post er journalført. |