|
All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller i avdelingenes fagsystem. Saksbehandlerne skal:
- ved opprettelse/skriving av nye saker sjekke om det finnes tidligere elektronisk sak.
- ikke starte saksbehandling av dokumenter som ikke er registrert i sak/arkivsystemet.
- ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for skanning og registrering i de tilfeller saksbehandler ikke kan registrere dette selv i systemet.
- ha ansvaret for at all sakspost de skriver blir registrert i sak/arkivsystemet. Disse reglene gjelder også faks og e-post.
- velge tilgangsgruppe på saker de selv oppretter (standard tilgangsgruppe er Alle).
- være ansvarlig for avskjerming ifht Offentlighetslov og taushetsplikt for dokumenter og saker de oppretter selv.
- selv foreta ekspedering av utgående post.
- ferdigstille utgående brev, men registreringen skal autoriseres (endelig journalføres) av arkivtjenesten.
- ha ansvaret for at materiale som lånes fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 4 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må arkivtjenesten få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.
For detaljerte rutiner i Public 360, klikk her |
|