|
Sikre at saksbehandlerne får veiledning i bruk av Elements og for å sikre kvaliteten på kommunens saksbehandling. Ansvar Arkivet Utførelse Saksbehandlerstøtte over telefon eller ved oppmøte hos saksbehandler. Dersom saksbehandler ringer arkivet for bistand så skal vi alltid tilby å komme til saksbehandle. Saksbehandler er kanskje ikke kjent med terminologien i systemet så det er viktig å først etablere en felles forståelse for hva som er problemet.
- Kartlegg problemet til saksbehandler, stikkord:
- Hva skal utføres
- Hvem skal utføre det
- Hva skal sluttresultatet være
- Dersom det dukker opp en feilmelding som ikke kan løses av arkivet, ta et skjermbilde at feilmeldingen og send til systemadministrator som så vil kontakte saksbehandler så snart som mulig.
Saksbehandlerstøtte: Meldinger som kommer på epost Saksbehandlere kan også sende epost til arkivet dersom de trenger bistand. Dersom det ikke går klart frem av eposten hva som er problemet så skal vi alltid forsøke å kontakte saksbehandler på telefon, eller personlig oppmøte før vi svarer på eposten, se rutinen over for telefonstøtte.
- Dersom meldingen fra saksbehandler er klar og tydelig så gjennomføres den direkte og svar sendes saksbehandler. Dette kan være oppgaver som:
- Flytte journalpost til annen sak
- Feil i opplysninger registrert av arkivet
- Journalposter som skal utgås
- Dersom det er problemer som IT-avdelingen må fikset så sender arkivet en epost til IT-avdelingen, med kopi til saksbehandler. Husk å oppgi til IT-avdelingen hvem det gjelder (med fullt navn). Dette for å sikre at feilen blir fulgt opp og at IT-avdelingen får korrekt informasjon. Meldingen sendes fra arkiv.
Dersom vi oppdager at saksbehandler f.eks ikke har unntatt en journalpost så skal vi straks kontakte vedkommende og gjøre denne oppmerksom på dette. Saksbehandler skal selv rette opp feilen (dersom vedkommende er tilstede, dersom ikke så gjør vi det, men kontakter saksbehandler i ettertid) på denne måten kan vi støtte opp saksbehandler. |