Periodisering og bortsetting

Periodisering av arkivene betyr at man deler inn journalen og arkivmaterialet i fast avgrensede tidsperioder. Arkivordningen bygger på fireårige arkivperioder, som er identisk med den kommunal valgperioden. For å bevare mest mulig oversiktlighet i arkivene ved periodisering skal periodene følge kalenderåret, det vil si at periodeskillet settes til årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådt i funksjon.

Aktivt arkiv inneholder arkivdokumenter som har vært saksbehandlet i inneværende arkivperiode.

Bortsettingsarkiv skal inneholde materiale fra saksarkivet som har blitt saksbehandlet i den forrige valgperioden og som ikke er tilført nye dokumenter i overlappingsperioden.

Fjernarkiv/Depot inneholder materiale fra saksarkivet som ikke har vært i aktivt bruk de to siste valgperiodene. Avlevering til depot skal skje etter fastsatte regler.

Arkivtjenesten er ansvarlig for å foreta periodisering etter gjeldende retningslinjer. For Hole kommune gjelder retningslinjen som ligger i arkivplanen. Før første periodisering etter overgangen til elektronisk arkiv skal denne retninglinjen revideres slik at den passer den gjeldende arkivordningen

Objektordnede spesialarkiv, slik som personalarkiv, eiendomsarkiv og klientarkiv er normalt ikke gjenstand for periodisering i de faste fireårsperiodene. Her må det utarbeides egne periodiseringsregler som kan skille ut objekter som ikke lenger er aktive og som kan settes bort.

Se arkivoversikten for nærmere informasjon om periodiseringsbestemmelser til hver enkelt arkivserie.