|
Rutinene for periodisering i elektroniske journaler og arkiver skal følge retningslinjene i NOARK standarden. Når en periode blir avsluttet i elektronisk journal skal journalen saneres ved at alle avskrevne saker skilles ut, slik at produksjonsjournalen bare inneholder de løpende sakene. Dette gjøres ved at avsluttede saker legges over i en historisk database. Den historiske journalbasen lukkes for registrering av nye saker og dokumenter, men er søkbar som historisk database. En kopi av basen deponeres til Arkivverket samtidig som den er overføres til eArkiv.
Saksarkivet skal deles inn i perioder, fortrinnsvis på 4-5 år. Skillet mellom arkivperiodene skal som hovedregel gå ved årsskiftet.
Periodisering skal allikevel gjennomføres uavhengig av årsskifte ved større organisasjonsendringer, vesentlig endringer i oppgaveportefølje eller skifte av arkivnøkkel. Det skal da vurderes om det er grunnlag for skarpt periodeskille. Ved ordinær periodisering skal en ikke bruke skarpt periodeskille, men bruke såkalt overlappingsperiode. For å finne ut hvilke saker som fortsatt er aktive venter en i 1-2 år etter periodeskille med å foreta selve saneringen. Saker som i denne perioden blir aktuelle blir overført til ny arkivperiode. Da daglig- og mellomarkivet for en tid overlapper hverandre, kalles dette for en overlappings- eller overføringsperiode. Når overføringsperioden er slutt settes det punktum for den eldre perioden og basen saneres. Etter denne datoen skal det ikke overføres saker fra den eldre arkivperioden til den nye. Dersom saker fra den eldre perioden nå blir aktuelle, opprettes det ny sak i dagens periode med referanse til saken i eldre periode. For tidligere perioder og arkivdeler, se oversikt i det enkelte system. |