|
Alt arkivverdig materiale bevares såfremt det ikke kan kasseres i henhold til en kassasjonsplan eller det foreligger et kassasjonsvedtak. For virksomheter i Oslo kommune gjelder Retningslinjer for arkivbegrensing og kassasjon i kommunale arkiv (Kap V i FOR 1999-12-01 nr 1556: Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiv). For skolene vil dette i praksis si at følgende arkiver skal avleveres:
- Sakarkiv: Når en arkivperiode (5-årsperiode) blir 25 år skal den avleveres. Før avlevering må sakarkivet være ryddet for overflødig arkivstoff, det vil si at unødvendige kopier, trykksaker, mangfoldiggjort materiale, rundskriv produsert av andre og lignende må være fjernet. Arkivmateriale som kan kasseres i henhold til gjeldere regelverk fjernes også. Er en i tvil om noe skal bevares eller kasseres kontaktes Byarkivet.
- Personalarkiv: I skolens bortsettingsarkiv skal personalarkivet være delt inn i 5-årsperioder, f. eks delt inn i tilsatte sluttet perioden 1980-1984, sluttet i perioden 1985-1989 osv. Arkivmaterialet skal avleveres Byarkivet etter 25 år. Før avlevering må personalmappene være ryddet i henhold til Veiledning i arkivering av personalsaker.
- Elevarkiv: I skolens bortsettingsarkiv skal elevarkivet være delt inn i 5-årsperioder, på samme måte som personalarkivet. Elevmappene skal inneholde alle dokumenter vedrørende den enkelte elev som har hatt betydning for det undervisningstilbud eleven har fått ved skolen. Elevmappene skal ryddes for unødvendige ekstra kopier o.l.
- Annet materiale som alltid skal bevares iht. Forskrift om offentlig arkiv § 3-20: Arkivmateriale eldre enn 1950, protokoller, journaler, kopibøker, organets egne årsmeldinger og lignende. Se forskriften for fullstendig oversikt. Merk at det er krav om at protokoller, møtebøker o.l. bindes inn før avlevering.
|