Glemt Passord?

Avlevering av elektronisk arkiv

Metode og verktøy

Metodebeskrivelse

For å sikre data for ettertiden har AiN valgt å bruke migreringstrategi ved deponering/avlevering av elektronisk materiale. Det betyr at data flyttes fra systemet de er skapt i til et godkjent digitalt arkivformat. IKT-systemene er derfor ikke gjenstand for bevaring, bare innholdet. Systemer som skal deponeres/avleveresIKT-systemene kommunen anvender og som skal avleveres til depot, kan grupperes innenfor disse hovedkategoriene:

  • Journalsystemer med eller uten tilknyttede elektroniske dokumenter. I denne gruppen kommer sak-/arkivsystemer som er utarbeidet innenfor Koark- og Noark-standardene.
  • Fagsystemer, dvs. registre og databaser som brukes som grunnlags- eller støttesystemer for saksbehandling. I denne kategorien vil spesielt klient-/pasientrettede IKT-systemer høre til, men også saksbehandlingssystemer med journalfunksjonalitet inngår i denne kategorien (jf. Noark-standarden).
  • Andre registre og databaser som dokumenterer organets saksbehandling

På bakgrunn av den tekniske, metodiske håndteringen av elektroniske avleveringer skiller vi mellom følgende:

  • Systemer som følger Noark-4 standard.
  • Øvrige systemer.

Kommuner oppfordres til å ta kontakt med Arkiv i Nordland for rådføring med hensyn til bevaring og kassasjon av elektronisk arkivmateriale.

Systemer som følger Noark-4

I henhold til arkivforskriften § 3-17 skal arkivuttrekk fra elektroniske journaler, inkludert eventuelle tilknyttede elektroniske dokumenter, deponeres i arkivdepot straks en journal- eller arkivperiode er avsluttet. Periodiske avleveringer fra Noark-4 skal følge spesifiserte krav i Noark-4.1, kap. 15 Formater for utveksling og avlevering Periodiske uttrekk fra Noark 4-systemer Journalopplysningene skal eksporteres fra databasen som tabelluttrekk fra hele arkivperioder, jf. reglene for periodisering og bortsetting i Noark 4.1. Uttrekket skal omfatte:

  • En eller flere avsluttede hele arkivdeler
  • Eventuelle elektroniske saksdokumenter som er tilknyttet journalpostene
  • Rapporter
  • Journal (jfr. Kapittel 11.3.2 i Noark 4)
  • Saks- og dokumentoversikt (jfr. Kapittel 11.4.4)

Ved avlevering eller deponering skal tilknyttede elektroniske saksdokumenter overføres sammen med uttrekket fra Noark-systemets tabeller, også når de elektroniske dokumentene bare utgjør en del av sakarkivet. Den del av sakarkivet som består av dokumenter på papir, kan først følge som del av den ordinære avleveringen. Til uttrekk som er produsert av et system basert på Noark-4 skal det også følge med spesifikk dokumentasjon fra systemleverandøren som beskriver hvilke deler av Noark-4 som er inkludert i systemet.

Øvrige systemer

Fra elektroniske fagsystemer skal arkivuttrekk deponeres når det er fare for at informasjonen går tapt, enten ved overskriving eller konvertering. Deponering bør uansett ikke skje sjeldnere enn hvert 4. år. For arkivuttrekk fra øvrige systemer skal Riksarkivarens metadata-standard – ADDMML (Archives Data Description and Manipulation Markup Language) følges. Det gjelder også for systemer som følger Noark-3/Koark standard. XML (Extenisble Markup Language) skal benyttes som format for tabelluttrekk. Produserer arkivskaper arkivuttrekk selv, eller benyttes eksterne konsulenter til dette arbeidet, skal AiNs retningslinjer for produksjon av metadata ihht. ADDMML følges AiN kan yte teknisk bistand ved produksjon av arkivuttrekk. Det aktuelle systemet må være være vedlikeholdt og i operativ drift. Vilkårene for slik bistand reguleres av egen avtale. AiN foretrekker at alle data migreres i helhet (Hele databasen, med eventuell tilhørende eksterne filer). Databasedump vil også kunne mottas, men da kan det påløpe ekstra kostnader. AiN har verktøy for å gjøre denne jobben. Ønsker arkiveier å bruke andre verktøy, skal det klareres på forhånd.

Forsendelse

Uttrekk skal overleveres fysisk eller sendes rekommandert. Elektronisk overføring må godkjennes på forhånd. Dersom uttrekket skal sendes fra arkivskaper til AiN skal informasjonen krypteres. Det kreves ikke at data pakkes, men det er en fordel for å minske kapasitetsbehovet ved sending.

Godkjente medier

Vi aksepterer følgende medier for forsendelser:CD, DVD, ekstern harddisk eller minnepinne. Andre medier må forhåndsgodkjennes. Nedlasting fra (S)FTP-server kan aksepteres dersom omfanget ikke er for stort.

Verktøy

MySQL Migration toolkit er et komersielt produkt AiN har kjøpt inn lisenser på for bruk blandt eier kommunene. Laste ned/hente brukerveiledning. Arkadukt er et system som er laget av Riksarkivet. Systemet beskriver avleveringen totalt. I tillegg beskrives også datafeltene i filene i avleveringen (dvs datasettet), og forholdene mellom filene med primær- og fremmednøkler.