|
MÅL
- Sikre at all arkivverdig post blir registrert. Dette gjelder både digital post og post mottatt i papirform
- Sikre at vi oppfyller krav om offentlighet. Dokumenter som blir gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal bli journalført
- Sikre at alle dokumenter i saksbehandlingssystemet blir kvalitetssikret og gjort tilgjengelig for senere gjenfinning
HENSIKT Beskrivelse av de ulike oppgavene som utføres ved sakarkivet i Helse Nord-Trøndelag HF OMFANG Rutinen gjelder for alle ansatte som utfører oppgaver tilhørende sakarkivet Daglige arbeidsoppgaver
- mottak, registrering og fordeling av innkommende post mottatt pr. papir eller digitalt
- kvalitetssikring og journalføring av interne og eksterne dokumenter
- kvalitetssikring og publisering av offentlig postjournal
- kvalitetssikre saksmapper som er opprettet av saksbehandlere
- holde seg oppdatert på gjeldende lovverk innen forvaltningsskikk og saksbehandling
- utføre restanseoppfølging og kontroll
- utføre opplæring og brukerstøtte i foretakets sak- og dokumentasjonssystem for Elementsbrukere
- avslutte saker
- generell kvalitetssikring
- konvertere dokumenter til arkivformat
- sjekke at digitale forsendelser blir sendt
Periodiske arbeidsoppgaver:
- gi, vedlikeholde og avslutte brukertilganger og autorisasjoner
- rydde og vedlikeholde sakarkivets fjernarkiv
- vedlikehold og avlevering av historiske databaser
- vedlikeholde arkivplan
- utarbeidelse og vedlikehold av maler
I tillegg til den kontinuerlige kvalitetssikringen som foregår under postmottak, skanning, registrering og journalføring, skal arkivtjenesten regelmessig sjekke om det forekommer
- saker uten journalposter
- journalposter uten tilknyttet dokument
- vedlegg uten tilknyttet dokument
|