| Direkte overleverte saksdokumenter Saksdokumenter som blir direkte overlevert til saksbehandler/leder må overleveres til arkivet for skanning, journalføring og fordeling før saksbehandling iverksettes. Dette gjelder uavhengig av på hvilken måte dokumentene er kommet saksbehandler i hende (faks, direkte overlevering av papirdokument etc.). Dersom en saksbehandler mottar journalverdig e-post, skal denne journalføres av saksbehandler. Personlig adressert post Personlig adressert post som viser seg å være et saksdokument skal umiddelbart overleveres til arkivet for skanning og journalføring. Denne regelen er medieuavhengig og gjelder også for telefaks. Det kan inngås skriftlige avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av arkivtjenesten. Personlig adressert e-post Dersom en saksbehandler mottar journalverdig e-post, skal denne journalføres av saksbehandler. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument. Er saksbehandler i tvil, må arkivtjenesten kontaktes. Saksbehandler skal selv vurdere hva som er hoveddokument og hva som er vedlegg. Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjonen i e- postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis. Post som ikke er journalført Hvis saksbehandler/leder har mottatt dokumenter som ikke er journalført (eks rundskriv, møteinnkallinger) og ser at de har et innhold eller er av en karakterer som gjør at de vil starte en saksbehandlingsprosess, skal dokumentet returneres til arkivet for skanning og journalføring. E-post: Se egne retningslinjer Hastesaker Inngående saksdokumenter skal journalføres før saksbehandling starter. Dette gjelder også e-post. Viser til Arkivlova med forskrifter § 3-5"Saksdokument skal registrerast i journalen før de går til saksbehandling. Dette gjelder også for hastesaker, selv om disse kan vere underlagt særskilte behandlingsprosedyrer" Dokumentene må leveres arkivtjenesten for journalføring . E-post, skal journalføres av saksbehandler. Journalførte saksdokumenter Alle saksbehandlere plikter å kontrollere at saksdokumentet er registrert i riktig sak. Hvis dokumenter skal flyttes eller kopieres til en annen sak, skal arkivet kontaktes som sørger for å flytte/kopiere dokumentet over til riktig sak. Ved graderte saker (unntatt offentlighetssaker) skal det kontrolleres at riktig tilgangskode er påført , samt hvilken tekst og felt som skal skjermes. Hvis saksansvaret overføres til en annen saksbehandler, skal saksbehandler overføre saksmappen til en annen saksbehandler ved å endre saksbehandlernavnet på saksmappen. Dette gjøres slik: Gå inn på hurtigmenyen foran sakstittelen og velge redigere. Legg inn korrekt saksbehandler og velg lagre, evt. kan arkivet kontaktes for å utføre dette.
|