| SAKSBEGREP SAKSTITTEL: Hva saken gjelder SAKSTITTEL på objektmapper PRESEDENS SAK DOKUMENTBESKRIVELSE REGISTRERING AV EGENNAVN PÅ PERSONER, BEDRDIFTER MYNDIGHETER OSV. GRADERING RUTINER VED JOURNALFØRING SAKSBEGREP 1)En sak tilsvarer den fysiske saksmappa i arkivet. En arkivsak i EDB Sak og Arkiv er en samling av alle dokumenter som handler om samme forhold. 2)Andre mapper vil inneholde alt som handler om samme bygning, person, elev m.m dvs. objekt.Disse kalles DOSSIERSAKER (objektmapper)En slik sak vil inneholde flere vedtak om det samme objektet. Rettigheter til å opprette ny sak:Alle på Service- og informasjon og arkivansvarlig på skolene kan opprette ny sak. SAKSTITTEL: Hva saken gjelder Saken skal være et speilbilde av den fysiske saksmappe som er i arkivet. Som regel skrives objektets navn først, deretter hva saken gjelder. Eksempler: RICA HOTELL – SKJENKEBEVILLING SKALLELV GRENDEHUS – MIDLER TIL UTBEDRING FOSSEN SKOLE -LEIE…………… VADSØ VANNVERK- VANNPRØVER 2000 HAVNEGATA …… – KOMMUNALE AVGIFTER RAVNEKNAUSEN ….. - BOLIGTOMT I tillegg til sakstittel på saken skrives arkivkode. Er du i tvil om arkivkoden, la det stå åpent.Arkivet sjekker opplysningen og gir riktig kode før arkivering. Vi bruker ikke forkortelser i sakstitler, unntatt gnr (gårdsnummer), bnr (bruksnummer) og f (fødselsnummer) SAKSTITTEL på objektmapper BOL-Boligarkiv Sakstittel:Adresse Objektkode: BOL - Adresse BYG-BygningsarkivSakstittel:BYGNING – GNR…..BNR…… Objektkode: BYG -(eks.) 8-314 EIE-EiendomsarkivSakstittel: EIENDOM – GNR…..BNR Objektkode: EIE – (eks.) 8-314 Merknad: Bygnings- og Eiendomsmapper kan du i tillegg skrive adressen. ELEV-ElevmappeSakstittel:1. linje ELEVMAPPE 2. linje Etternavn–fornavn– f xx xx xx Objektkode: ELEV – Etternavn - fornavn Saken unntas offentlighet. Gruppa endres slik at bare de som skal ha tilgang til saken får det. FON-NæringsfondSakstittel: FIRMA (person) – STØTTE FRANÆRINGSFONDET Objektkode: FON – Firmanavn (person) GBN - Gårds- og bruksnummer Sakstittel: GÅRDSARKIV - GNR ….. BNR… - jordbrukssjefen(linje 2 – kan skrive navn på eier) Objektkode: GBN – (Eks.)gnr 1 bnr 10 OVE-Overformynderiets arkivSakstittel: 1. linje – KLIENTMAPPE 2. linje – Etternavn – fornavn – fnr. Objektkode: OVE – Etternavn – fornavn Saken unntas offentlighet. PAR-PersonalarkivSakstittel: 1. linje PERSONALMAPPE - ETTERNAVN-FORNAVN Objekkode: PAR – Etternavn – fornavn TIL-TilsettingsarkivSakstittel: 1. linje – VIRKSOMHETENSNAVN- STILLING 2. linje – Stillings nr. ….. I kommentarfeltet – Skriv søknadsfrist Det skal ikke brukes punktum, komma eller andre tegn i Sakstittelen. Det skal heller ikke brukes forkortelser. Hensikten med ovenstående er at de som oppretter sak bruker ”samme språk”, dette vil sikre gjenfinning. PRESEDENS SAK – sak som er regeldannende for behandling av analoge saker. Det er saksbehandlerens ansvar å registrere eventuelle presedens saker.Registreres i Fanekort 5 i Presedens feltet på saken. DOKUMENTBESKRIVELSE: Dokumentbeskrivelse og dato skal være nøyaktig det samme som det står i det fysiske dokumentet. Hensikten med ovenstående er at du senere skal kunne identifisere dokumentet. I EDB Sak og Arkiv er det et felt for dokument type, når et dokument registreres velger vi dokumenttype. DI – Internt dokument E- Inngående epost EU- Utgående epost F- Inngående telefaks I- Inngående dokument R- Rundskriv U- Utgående dokument Når det i dokumentet er oppgitt svarfrist så registreres det i Fanekort 4 – Om tekstdokument Svarfrist. Når det ikke står noe svarfrist vil det automatisk bli registrert 3 ukers svarfrist. Registreres et RUNDSKRIV så skal det i linje 2 i dokumentbeskrivelsen stå nr. på rundskrivet. Hensikten med ovenstående er at det sikrer gjenfinning av dokumentet når det senere vises til rundskriv nr. REGISTRERING AV EGENNAVN PÅ PERSONER, BEDRIFTER, MYNDIGHETER OSV. Fanekort 1 i EDB Sak og arkiv der det står kode/navn/type:1. linje (midterste rubrikk) – her skrives navnet (siste rubrikk) velger du person eller firma 2. og 3. linje skrives adresse og 4. linje postadresse med postnummer. I innkomne brev registreres også besøksadresse, telefon-, telefaks nr, e.post adresse og kontakt person dersom det er oppgitt i det innkomne dokumentet. Det skal ikke brukes forkortelser. Brev fra departement, der skriver vi navnet fullt ut f.eks: Kommunaldepartement , Miljødepartement osv. GRADERING Offentlighetslovens hovedregel er at våre dokumenter skal være offentlig, jfr offentlighetsloven § 2. Bestemmelser som sier at opplysningene skal unntas offentlighet (taushetsplikt) Offentlighetsloven 5a og forvaltningsloven §13 Bruk riktig hjemmel/paragraf.Dokumenter som skal unntas offentlighet må graderes med riktig hjemmel/paragraf. I EDB Sak og Arkiv er det lagt inn de alternativer vi mener det er behov for. Innføring i journalen skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjøres uten å røpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller medhold av lov, eller som kan unntas fra offentlig innsyn etter §§ 5 eller 6 i offentlighetsloven. Er det ikke mulig å registrere et dokument uten å røpe opplysninger kan man unnlate å ta med opplysninger som ikke skal være offentlig. Jfr arkivloven § 2-7. I K2000 kan vi bruke 2. linje i dokumentbeskrivelsen for opplysninger som er unntatt offentlighet.2. linje i dokumentbeskrivelsen vil ikke komme frem på offentlig postliste når dokumentet er gradert. Når Inngående dokumenter blir registrert vurderes det om dokumentet skal unntas offentlighet og etter hvilken hjemmel den skal unntas.Saksbehandler har ansvaret for å kontrollere om dokumentet allikevel skal være offentlig, eller at dokumentet er unntatt med riktig hjemmel. Utgående dokumenter graderes av saksbehandler. GRADER DOKUMENTET, BARE UNNTAKSVIS HELE MAPPEN. .
|