|
Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i ligger hos rådmannen (administrasjonssjefen) etter kommunelova § 23 eller kommuneråd og fylkesråd etter kommunelova § 20. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfatter òg arkiv som er avleverte til arkivdepot. Arkivtjenesten i kommunen er organisert som en sentralisert arkivtjeneste. Arkivleder er leder for kommunens arkivtjeneste og faglig overordnet for arkivpersonalet i alle kommunale virksomheter. Iveland kommune innførte Ephorte fullelektronisk arkiv 01.06.05 for saksbehandlere som er knyttet sentralarkivet. Sentralarkivet fungerer som en journalføringsenhet med felles postjournal og sakarkiv (k-koder). All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i Ephorte, Elementrs fra 9.5.17, elektronisk personalarkiv ble innført i 2014, (egen arkivdel i Elements) og elektronisk barnemapper/elevmapper (egen arkivdel i Elements) ble innført fra 1.8.2017. (Barnemapper i barnehagen og elevmapper i skolen) For alle arkiv gjelder følgende (arkivforskriften): Klassifikasjon § 5. Klassifikasjon Alle saker skal klassifiseres, dette skal skje i henhold til Kommunenes arkivnøkkel, K-koder. Klassifikasjon skjer i hovedsak når sak opprettes. Arkivleder har ansvar for at alle saker er klassifisert når saker avsluttes. Arkivbegrensning § 14. Arkivavgrensing Dokument som verken har inngått i saksbehandlinga til organet eller har verdi som dokumentasjon, skal haldast utanfor eller fjernast frå arkivet ved arkivavgrensing. Arkivavgrensing skal gjennomførast seinast før avlevering. Bevaring § 15. Bevaringspåbod Dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna gjennom enkeltvedtak eller forskrift, skal følgjande materiale alltid bevarast: a) arkivmateriale frå 1950 eller før, etter at arkivavgrensning er utført b) presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innanfor saksgrupper som kan eller skal kasserast c) journalar, medrekna journaldatabasar og journalregister d) arkivplanar Kassasjon § 16. Kassasjon Organet skal utarbeide kassasjonsreglar for materiale som ikkje er omfatta av arkivavgrensinga i § 14 eller bevaringspåbodet i § 15. Kassasjonsreglane skal gi oversikt over kva som skal bevarast, og kva som kan eller skal kasserast. Det kan òg fastsetjast kor lenge materialet skal oppbevarast før kassasjon. ..... Riksarkivaren skal gi forskrift om kassasjonsreglar for saker som gjeld eigenforvaltning i statlege organ, og om kassasjonsreglar for kommunar og fylkeskommunar. |